CÔNG TY TNHH TM DV KT PHƯƠNG NAM
Công ty Phương Nam luôn đặt chất lượng sản phẩm, uy tín nhà cung cấp và quyền lợi khách hàng lên hàng đầu trong quá trình hoạt động kinh doanh. Chúng tôi xây dựng chính sách mua hàng minh bạch, rõ ràng nhằm đảm bảo sản phẩm và hàng hóa được cung cấp đúng yêu cầu, đúng chất lượng, với mức giá hợp lý và thời gian giao hàng phù hợp.
1. Nguyên tắc mua hàng
Công ty TNHH TMDV KT Phương Nam thực hiện hoạt động mua hàng dựa trên các nguyên tắc sau:
- Chất lượng là ưu tiên hàng đầu: Hàng hóa được lựa chọn dựa trên các tiêu chuẩn chất lượng, thông số kỹ thuật và yêu cầu sử dụng thực tế.
- Giá cả cạnh tranh: Ưu tiên mức giá hợp lý, chính sách thương mại tốt và khả năng cung ứng ổn định.
- Minh bạch và rõ ràng: Các thông tin về giá cả, số lượng, thời gian giao hàng, thanh toán và các điều kiện liên quan được thống nhất trước khi xác nhận đơn hàng.
- Đảm bảo tiến độ: Công ty chú trọng khả năng giao hàng đúng thời hạn, đáp ứng nhu cầu kinh doanh và kế hoạch của khách hàng.
- Hợp tác lâu dài: Ưu tiên xây dựng mối quan hệ hợp tác bền vững với các đối tác uy tín, chuyên nghiệp và có trách nhiệm.
2. Quy trình mua hàng
Quy trình mua hàng của công ty được thực hiện theo các bước cơ bản sau:
Bước 1: Tiếp nhận nhu cầu
Công ty xác định nhu cầu mua hàng căn cứ vào kế hoạch kinh doanh, yêu cầu của khách hàng, số lượng tồn kho và các yêu cầu kỹ thuật liên quan.
Bước 2: Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp
Công ty tiến hành tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí về chất lượng, giá cả, năng lực cung ứng, thời gian giao hàng và chính sách hậu mãi.
Bước 3: Báo giá và xác nhận đơn hàng
Các điều khoản về chủng loại, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, thời gian giao hàng và phương thức thanh toán được trao đổi, thống nhất trước khi đặt hàng.
Bước 4: Tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa
Khi hàng hóa được giao đến, công ty tiến hành kiểm tra số lượng, chủng loại, tình trạng bên ngoài và các thông số kỹ thuật theo thỏa thuận hoặc chứng từ đi kèm.
Bước 5: Thanh toán và hoàn tất giao dịch
Việc thanh toán được thực hiện theo điều kiện đã thống nhất giữa các bên. Hồ sơ, chứng từ mua hàng được lưu trữ theo quy định và quy trình quản lý nội bộ của công ty.
3. Chính sách giá cả và thanh toán
Giá mua hàng được xác định dựa trên chủng loại sản phẩm, số lượng đặt mua, chất lượng, điều kiện giao nhận và các thỏa thuận cụ thể với nhà cung cấp.
Phương thức và thời hạn thanh toán được hai bên thống nhất trước khi thực hiện giao dịch, phù hợp với hợp đồng, đơn đặt hàng hoặc báo giá đã được xác nhận.
Mọi khoản thanh toán cần có chứng từ phù hợp theo quy định hiện hành và quy trình quản lý tài chính của công ty.
4. Chính sách giao nhận và kiểm tra hàng hóa
Công ty phối hợp với nhà cung cấp để đảm bảo hàng hóa được giao đúng địa điểm, thời gian và điều kiện đã thỏa thuận.
Khi tiếp nhận hàng, công ty thực hiện kiểm tra các nội dung cần thiết như:
- Số lượng và chủng loại hàng hóa.
- Chất lượng và tình trạng hàng hóa khi nhận.
- Quy cách, thông số kỹ thuật theo đơn đặt hàng.
- Hóa đơn, chứng từ và tài liệu liên quan, nếu có.
Trường hợp phát hiện hàng hóa không đúng thỏa thuận, bị hư hỏng hoặc thiếu số lượng, công ty sẽ thông báo cho nhà cung cấp để phối hợp xác minh và đưa ra phương án xử lý phù hợp.
5. Chính sách đổi trả và xử lý hàng hóa không phù hợp
Đối với hàng hóa bị lỗi, hư hỏng, giao sai chủng loại hoặc không đáp ứng yêu cầu đã thống nhất, Công ty TNHH TM DV KT Phương Nam sẽ phối hợp với nhà cung cấp để xem xét phương án đổi hàng, bổ sung hàng, sửa chữa hoặc hoàn trả theo điều kiện giao dịch và thỏa thuận giữa các bên.
Việc đổi trả cần được thực hiện trên cơ sở thông tin xác minh, chứng từ liên quan và các điều khoản đã thống nhất trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng.
6. Cam kết của công ty
Công ty TNHH TMDV KT Phương Nam cam kết:
- Thực hiện hoạt động mua hàng có kế hoạch, minh bạch và hiệu quả.
- Ưu tiên chất lượng hàng hóa và hiệu quả kinh tế.
- Tôn trọng các thỏa thuận đã xác nhận với nhà cung cấp.
- Thực hiện thanh toán theo đúng điều kiện đã thống nhất.
- Chủ động phối hợp giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình mua hàng.
- Không ngừng cải tiến quy trình mua hàng nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và hiệu quả hoạt động kinh doanh.
7. Điều khoản áp dụng
Chính sách mua hàng này là cơ sở định hướng cho hoạt động đặt hàng, tiếp nhận và thanh toán hàng hóa tại Công ty TNHH TM DV KT Phương Nam.
Các điều kiện cụ thể đối với từng giao dịch sẽ được xác định theo hợp đồng, đơn đặt hàng, báo giá được xác nhận và thỏa thuận giữa các bên, đồng thời tuân thủ quy định pháp luật hiện hành.
Công ty có thể điều chỉnh, bổ sung chính sách mua hàng khi cần thiết để phù hợp với tình hình hoạt động thực tế và yêu cầu quản lý.
CÔNG TY TNHH TMDV KT PHƯƠNG NAM
Uy tín trong hợp tác – Chất lượng trong sản phẩm – Minh bạch trong giao dịch.
